Rabu, 12 Oktober 2022 bertempat di Aula Dinas Pendidikan Kota Kotamobagu, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menyelenggarakan kegiatan " Sosialisasi Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pemberkasan Arsip Dinamis" yang dihadiri oleh Seluruh Sekretaris dan Kasubag Umum dan Kepegawaian Perangkat Daerah Se-Kota Kotamobagu, Acara tersebut dibuka Oleh Sekretaris Daerah Kota Kotamobagu yaitu Bapak Sofyan Mokoginta, SH, dalam sambutan dan pemaparan materi beliau menekankan bahwa Arsip adalah hal yang urgent dan vital dalam suatu pemerintahan karena hal-hal yang menyangkut pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan pemerintahan adalah arsip itu sendiri dan berkonsekunsi hukum bagi yang menyalagunakannya . sebagaimana kita ketahui bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis terbagi antara lain yaitu :

• Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan masih terus-menerus digunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi  atau instansi, seperti daftar hadir atau absensi karyawan.
• Arsip inaktif, merupakan jenis arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi. Contohnya laporan keuangan 5 tahun sebelumnya.
• Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional arsiparis, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contohnya seperti ijazah atau sertifikat tanah dan bangunan.

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip yang tercipta dan yang digunakan pada setiap kegiatan Perangkat Daerah merupakan arsip dinamis dan wajib disimpan, dirawat, dikelolah dipergunakan/dimanfaatkan dibawah koordinir Sekretaris sebagai Penanggung Jawab dibantu oleh Kasubagnya dan Staf yang ada.

Sedangkan arsip statis/arsip yang bernilai sejarah  atau arsip yang telah habis masa retensinya dan berketerangan permanen serta telah melalui proses akuisisi dan diserahkan melalui berita acara serah terima oleh pencipta arsip/perangkat daerah kepada lembaga kearsipan dan merupakan tanggung jawab dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan untuk menata, menyimpan, merawat, serta dimanfaatkan/dipergunakan untuk kepentingan umum/publik.

dalam pemaparannya Sekretaris Daerah mengharapkan pada semua peserta jangan ada yang meninggalkan tempat sebelum acara selesai, karena setelahnya akan ada pemaparan pemberkasan arsip dinamis yang disampaikan oleh Arsiparis Muda Propinsi Sulut Ibu Heidi J. Iroth, S.Sos. Kata Sekretaris Daerah dalam Pemaparan Materinya.