Lomba Tertib Arsip tingkat Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Lingkungan Pemerintah Kota Kotamobagu, dimenangkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Kotamobagu dengan skor  60,34 Poin.

Peringkat I diserahkan oleh Wali Kota Kotamobagu, Kepada Pengelola Arsip Disdukcapil Aderia Latifah Diana pada upacara dalam rangka memperingati Hari Guru Nasional dan HUT ke 78 PGRI  dirangkaikan dengan HUT ke 52 KORPRI tahun 2023 di lapangan Olahraga Aruman Kelurahan Motoboi Kecil ,Kotamobagu Selatan , (Rabu,29 November 2023).

Peringkat II lomba ini adalah Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja dengan skor 59,48 Poin.

Peringkat ke III Dinas Sosial dengan skor 49,14 Poin

Maksud dilaksanakannya pengawasan kearsipan internal adalah mendorong pencipta arsip dalam hal ini perangkat daerah untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah. standar kearsipan dengan mengacu pada peraturan perundangan-undangan kearsipan yang berlaku dalam mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan nasional. Untuk itu, tujuan dilaksanakannya pengawasan kearsipan internal adalah untuk menjamin terwujudnya arsip yang autentik, utuh, terpercaya, tertib arsip dinamis, dan terselamatkannya arsip statis pada pencipta arsip tingkat pusat maupun daerah. Serta mendukung terjaminnya kualitas layanan publjk berbasis arsip dinamis maupun statis.

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu, Ham Rumoroi, S.Pd, (Rabu, 29 November 2023)., mengatakan, Lomba Tertib Arsip merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu, Lomba ini bertujuan untuk memacu dan memotivasi perangkat daerah tertib arsip. Harapannya, pengelolaan arsip menjadi semakin berkualitas.

"Arsip merupakan informasi penting dan juga merupakan bukti pertanggungjawaban yang otentik, baik secara fisik maupun isinya. Oleh karena itu, arsip harus disimpan dengan baik dengan menggunakan suatu sistem yang dapat memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali," ungkap Ham Rumoroi, S.Pd, (Rabu, 29 November 2023).

Menurut Ham Rumoroi, pengelolaan arsip di perangkat daerah belum maksimal. Sejumlah faktor yang menyebabkannya, yaitu kurangnya sumber daya manusia, sarana dan prasarana, dan anggaran pengelolaan arsip. Di antaranya banyak petugas arsip yang merangkap tugas pokok lain sehingga tidak fokus pengarsipan yang baik.

"Melalui kegiatan Lomba Tertib Arsip, diharapkan semua pihak makin peduli terhadap pengelolaan arsip," imbuhnya.

Mengenai sistem penilaian yang digunakan, Arsiparis Ahli Muda Friskarani Sabunge, SE dan Nurhajati Sjamsuddin, S.Pd menyebutkan, Audit kearsipan interanal tahun 2023 dilaksanakan sesuai Pasal 23 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Perolehan nilai Audit Kearsipan internal ditetapkan menjadi nilai pengawasan kearsipan internal yang ditetapkan oleh Pemerintah Kota Kotamobagu dan akan dilaporkan pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) setiap tahunnya. Selanjutnya Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan menjadi acuan dalam menentukan indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan pada Kementerian/Lembaga/ Daerah.

Tim Juri Lomba Tertib Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang Diketuai Oleh  Faisal Muis, S.Kom menyebarkan Form Instrumen ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal) untuk diisi oleh tiap Organisasi Perangkat daerah (OPD), Selanjutnya, Form ASKI  tersebut diverifikasi dan ditindaklanjuti dengan peninjauan ke lapangan.

Melalui Kabid Pengelolaan Kearsipan Uswan Daun, ST berharap, ajang ini dapat memberi pesan kepada seluruh Perangkat Daerah, terutama di Kota Kotamobagu, agar lebih memperhatikan persoalan kearsipan. "Lomba Tertib Arsip ini menjadi tolak ukur yang positif dalam melaksanakan tata kearsipan di tempat kerja masing-masing. Pada akhirnya kita jadi tahu bagaimana kondisi pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kotamobagu," katanya.*  (AdminWebDKP)